Reclutar nuevos talentos es un desafío clave para una empresa en desarrollo. Pero las contrataciones representan un costo financiero significativo que, por supuesto, hay que anticipar. Un verdadero desafío cuando se es una start-up o una empresa en rápido crecimiento y se navega en un entorno incierto.
Entonces, ¿cómo planificar las contrataciones y financiarlas sin poner en peligro la tesorería de la empresa? ¿Cómo establecer una estrategia para atraer los mejores perfiles con un presupuesto limitado? Siga la guía.
Comprender los desafíos de la gestión de la masa salarial
La masa salarial es la suma de las remuneraciones brutas de los empleados de una empresa. Es un indicador financiero esencial en la medida en que constituye un conjunto de cargas fijas inherentes a cualquier presupuesto de la empresa y permite evaluar el peso del personal sobre la facturación.
La masa salarial suele ser el primer rubro de gastos de una empresa, especialmente en los servicios. Se estima que representa entre el 20% y el 80% de los gastos totales. Prever la evolución de su masa salarial es, por lo tanto, fundamental para gestionar la rentabilidad de la empresa, especialmente si esta está en fuerte crecimiento.
Gestionar su masa salarial es un desafío a medio camino entre finanzas y recursos humanos, que consiste en encontrar un equilibrio entre dos parámetros:
- Fijar salarios que sean lo suficientemente altos para motivar a los empleados, y lo suficientemente bajos para asegurar la rentabilidad de la empresa.
- Contratar el número adecuado de empleados para gestionar correctamente la carga de trabajo y alcanzar los objetivos establecidos.
Reclutar: ¿cuál es el costo financiero?
Para anticipar financieramente sus contrataciones, es importante ser consciente de los costos que representan. Debe tener en cuenta el costo relacionado con los salarios de sus nuevas contrataciones, pero eso no es todo; también debe estimarse una multitud de costos indirectos, entre los cuales:
Los costos indirectos relacionados con las contrataciones
Además del salario, debe anticipar una serie de costos como las cargas patronales, el material, las posibles ayudas para la mudanza y la instalación de sus nuevos empleados, las bonificaciones, los gastos de transporte si son cubiertos por su empresa…
También debe estimar el costo de la integración del empleado. Porque un nuevo empleado nunca es inmediatamente operativo a su llegada a la empresa, hay que contar con un período de onboarding durante el cual el empleado no es productivo y prever eventuales gastos de formación.
Los costos relacionados con el proceso de reclutamiento
Estime el tiempo que dedica el equipo de recursos humanos si el reclutamiento se gestiona internamente, y el futuro gerente de la persona contratada, para identificar los perfiles adecuados y llevar a cabo las entrevistas. Así como el tiempo que dedica el equipo administrativo y legal para la elaboración del contrato. Estos tiempos de trabajo y los salarios de estos empleados representan un costo a tener en cuenta.
A esto hay que añadir los eventuales gastos de gestión de los reclutamientos, como las herramientas de búsqueda de talentos, la suscripción a bases de datos de candidatos, la participación en ferias de empleo, etc.
Y cuando la búsqueda del perfil está a cargo de un proveedor externo, por ejemplo, una agencia de reclutamiento, no olvide presupuestar el costo asociado. Esto es a menudo el caso para la contratación de perfiles técnicos en digital y tecnología.
Estos costos relacionados con el proceso de reclutamiento no deben subestimarse: según la Escuela de Reclutamiento, se sitúa en promedio entre 5,000 y 8,000 € en Francia por cada contratación.
Reclutar: ¿cómo construir su presupuesto?
Por lo tanto, contratar a un empleado es una verdadera inversión. Esta inversión puede convertirse rápidamente en una suma astronómica si su empresa contrata a raudales sin un verdadero plan de reclutamiento y, sobre todo, sin gestión financiera.
Por lo tanto, se recomienda encarecidamente establecer un presupuesto previsible, generalmente a base anual, para anticipar sus necesidades de reclutamiento y hacer posibles ajustes. Para ello, existen algunas buenas prácticas:
Anticipar sus gastos en reclutamiento
Primero, es esencial comprender bien la visión y las ambiciones de su empresa, así como su situación operativa. ¿Cuáles son los objetivos de crecimiento? ¿Los equipos actuales son capaces de alcanzarlos o es necesario refuerzo? ¿Cuántos empleados faltan para lograrlo, equipo por equipo?
En resumen, debe hacer el ejercicio de escenificar el futuro y cuestionar el ROI de cada posibilidad de contratación para priorizar los reclutamientos más estratégicos. Así podrá definir una tipología de perfiles objetivos con la remuneración prevista. El objetivo es vincular los objetivos financieros de su empresa con los objetivos en términos de planificación del personal y de la masa salarial.
Piense en anticipar parámetros como los aumentos salariales de los empleados existentes, así como la rotación esperada. De hecho, además de prever las contrataciones para las aperturas de puestos, debe conjeturar los costos de las contrataciones relacionadas con el reemplazo de aquellos que hayan dejado el barco durante el año para embarcarse en nuevas aventuras.
Otro imprevisto a tener en cuenta: el costo de las contrataciones fallidas, es decir, si un nuevo empleado abandona su empresa menos de un año después de su contratación. Según la consultora de reclutamiento Hays, este costo sería en promedio de 45,000 euros, aunque depende mucho del nivel de responsabilidad del empleado en cuestión.
Hacer un balance de sus financiamientos disponibles
Una vez que tenga una visibilidad precisa sobre las necesidades de su empresa en términos de reclutamiento, queda evaluar los recursos financieros para hacerlas posibles.
Además de los financiamientos generados por la actividad de su empresa o una posible ronda de financiación, puede recurrir a becas o dotaciones y ayudas públicas para la creación de empleo.
Existen, en particular, ayudas regionales: en Île-de-France, por ejemplo, el dispositivo PM’up ofrece una subvención que cubre hasta el 50% de los gastos elegibles, entre los cuales se incluyen los reclutamientos estructurales. Si busca contratar perfiles junior, los contratos de aprendizaje también están ampliamente subvencionados por el Estado.
Es solo después de haber realizado este doble trabajo de evaluar sus gastos y sus recursos que podrá establecer un presupuesto previsible sólido. Nuestra recomendación: haga todo lo posible para concretar las ambiciones de su empresa, pero sea realista. Si no tiene los medios para sus ambiciones, no planifique contrataciones irreales que podrían poner en peligro la salud financiera de su empresa.
Presupuesto de reclutamiento: una estrecha colaboración necesaria entre el equipo de RH y el equipo de finanzas
La anticipación financiera de las contrataciones de una empresa solo puede funcionar si los equipos de RH y Finanzas trabajan de la mano.
De hecho, el trabajo previo de cuantificar los gastos previsionales relacionados con las contrataciones se basa en la recopilación de necesidades internas, así como en la elaboración de fichas de puesto y escalas salariales, que son tareas que generalmente corresponden a recursos humanos. Un buen presupuesto de reclutamiento depende, por lo tanto, de una relación de confianza y un buen intercambio de información entre RH y finanzas.
A cambio, el equipo de finanzas debe ser capaz de dar al equipo de RH una visibilidad clara sobre el presupuesto dedicado a las contrataciones y su distribución, para permitirle establecer procesos de contratación efectivos. Al momento de iniciar un reclutamiento, el equipo de RH debe, por ejemplo, saber el rango de remuneración previsto, para dirigir los perfiles adecuados y llevar a cabo negociaciones salariales efectivas.
Finalmente, RH y finanzas deben colaborar para encontrar palancas de reducción de costos de reclutamiento, como:
- La fidelización de los empleados para evitar la rotación y los costos de reemplazo.
- El desarrollo de una marca empleadora fuerte, para atraer talentos limitando los gastos relacionados con la búsqueda.
- La reducción del número de contrataciones fallidas, para evitar las consecuencias financieras, a veces desastrosas.
- Iniciativas específicas como ofertas de cooptación, para adquirir nuevos perfiles a bajo costo.
Conclusión
Anticipar financieramente sus contrataciones es fundamental para asegurar a su empresa un crecimiento sano y controlado. Establecer un presupuesto es un paso clave en la gestión de su masa salarial, especialmente en start-ups y scale-ups que prevén grandes volúmenes de contratación para apoyar su desarrollo. Un trabajo no siempre simple, ¡pero que resulta indispensable!
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