La automatización de los procesos financieros es un tema importante. De hecho, en el mundo de la empresa, ya sea que se hable de startups o de un entorno más tradicional, los departamentos financieros se enfrentan cada día a una montaña de tareas repetitivas y de bajo valor estratégico. Este problema a menudo sumerge a los equipos en un ciclo de procesos manuales, sujetos a errores humanos.
Sin embargo, una solución innovadora se presenta para liberar tiempo y permitir concentrarse en el análisis y la toma de decisiones estratégicas: los agentes multi-sistemas de inteligencia artificial (IA).
Los desafíos enfrentados en los departamentos financieros
En la era de lo digital, donde la interconectividad debería facilitar la circulación de la información, los departamentos financieros deben enfrentar un aumento constante de tareas repetitivas: reconciliación de cuentas, cierres contables, generación de informes, etc. A continuación, se presentan los principales desafíos:
1. Tareas repetitivas y de bajo valor estratégico
Los departamentos financieros están abrumados por tareas que consumen tiempo como:
- Cierres contables
- Gestión de facturas
- Reconciliación de cuentas
- Generación de informes
- Gestión de la documentación financiera
- Actualización de políticas y procedimientos
Estas tareas, aunque esenciales, aportan poco valor añadido a la toma de decisiones estratégicas. Como señala Benjamin Ziza, socio y CFO a tiempo parcial en Iter Advisors:
“Pasamos el 80 % de nuestro tiempo realizando tareas repetitivas de bajo valor y solo el 20 % tomando decisiones. Debería ser al revés.”
2. Fragmentación de datos
Los datos a menudo están dispersos entre diferentes sistemas y plataformas, lo que complica su acceso y retrasa las decisiones basadas en información consolidada. Además, la calidad de los datos puede verse comprometida, y los equipos pasan un tiempo valioso reuniendo y consolidando la información.
3. Riesgos de errores humanos y falta de fiabilidad
La intervención manual en los procesos financieros aumenta el riesgo de errores humanos, comprometiendo la precisión y la fiabilidad de los informes financieros. Cristina, responsable contable en Cocunat, explica:
“Nunca estamos completamente seguros de los informes que presentamos a final de mes. Pasamos mucho tiempo recolectando la información y poco a analizarla.”
4. La Finanza como función de apoyo en lugar de motor estratégico
Los departamentos financieros a menudo se ven relegados a un rol de apoyo, calculando KPI o preparando documentos, cuando deberían ser motores estratégicos. Este rol limitado impide a los equipos financieros contribuir plenamente al crecimiento y a la estrategia de la empresa.
Las soluciones de IA: un nuevo enfoque para los departamentos financieros
Integración de datos
Los agentes de IA integran datos provenientes de múltiples sistemas (ERP, gestión financiera, bancos, CRM) y ofrecen una visión consolidada de la información financiera. Esto permite:
- Reducir los errores humanos: La automatización minimiza los errores relacionados con la entrada manual.
- Actualizar los datos en tiempo real: Las decisiones pueden basarse en información siempre actualizada.
- Automatizar los informes financieros: Generación de informes detallados (balances, estados financieros, proyecciones).
- Detectar anomalías: Análisis continuo para identificar desviaciones respecto a las previsiones.
- Facilitar la toma de decisiones estratégicas: Mejor anticipación de tendencias y optimización de estrategias.
Automatización de procesos financieros (RPA, “Robotic Process Automation”)
La automatización de procesos mediante la IA (RPA) permite gestionar tareas repetitivas, como la gestión de facturas o la reconciliación de cuentas. Aquí hay algunos ejemplos concretos:
- Lectura y categorización de facturas: La IA puede leer y clasificar automáticamente las facturas.
- Actualización en tiempo real: Los datos de gastos se actualizan instantáneamente.
- Recordatorios automáticos: La RPA puede enviar notificaciones para las facturas impagadas, facilitando la gestión de los flujos de efectivo.
Estas mejoras aumentan la fiabilidad de los procesos financieros al mismo tiempo que liberan tiempo para actividades de mayor valor añadido.
Algunos actores como Sqorus, Truvle, Blockmind AI o Robylon AI ofrecen soluciones integrales en forma de bots que asumirán procesos de empresas digitalizadas para poner fin a las tareas redundantes, aportar más racionalización en las operaciones contables y financieras, y finalmente disminuir los gastos de la empresa con este fin.
Predicción y análisis avanzado con la IA
Los agentes de IA ofrecen capacidades avanzadas de prevención, permitiendo anticipar las tendencias financieras futuras a partir de datos históricos y externos (tasas de interés, crecimiento económico). Estas predicciones ayudan a:
- Anticipar oportunidades
- Gestionar riesgos con mayor precisión
- Tomar decisiones basadas en datos fiables en lugar de en intuiciones.
Conclusión
Para concluir, los agentes multi-sistemas de IA no solo automatizan los procesos financieros, sino que también transforman el rol de los departamentos financieros en verdaderos socios estratégicos. Al adoptar estas soluciones, las empresas pueden mejorar su eficiencia, optimizar la toma de decisiones y concentrarse en tareas de mayor valor añadido.
No pierda esta oportunidad de ser pionero en la adopción de agentes de IA en su departamento financiero y dé un paso hacia el futuro de la gestión financiera.