Les 10 outils pour les CFOs en start-up
- Iter Advisors
Sommaire
En tant que DAF ou CFO d’une start-up, vous êtes garant de la bonne santé financière de votre entreprise et jouez un rôle crucial dans la construction d’une croissance pérenne. Il est donc essentiel que vous soyez équipé des meilleurs outils. Ces outils peuvent vous aider à centraliser vos informations administratives et financières, digitaliser vos factures, gérer vos fiches de paies… et automatiser une multitude de tâches pour augmenter considérablement votre productivité.
Mais des outils, il en existe une multitude. Alors quels sont ceux qui vous aideront vraiment à faire la différence ? Iter Advisors vous livre sa sélection.
Spendesk, pour gérer vos dépenses
Dans le cadre de l’activité de votre startup, vous engagez un grand nombre de frais. Qu’il s’agisse de dépenses à destination de vos fournisseurs, de frais de gestion du personnel, d’impôts et taxes, de notes de frais…
Bien souvent, un CFO se retrouve donc devant des listes interminables de dépenses qu’il doit réconcilier – avec la facture correspondante, le poste de dépense, et toutes les informations nécessaires. Un processus extrêmement chronophage. Il est donc essentiel pour un CFO de startup de s’équiper d’un bon outil de gestion des dépenses.
Spendesk est une plateforme globale de gestion des dépenses professionnelles, qui permet de :
- Mettre en place un système de validation des dépenses et digitaliser la gestion des notes de frais
- Générer des cartes de paiement virtuelles ou physiques pour sécuriser les achats professionnels
- Traiter les factures avec un process 100% digital, de la réception du bon de commande au paiement
- Suivre et piloter le budget en temps réel et obtenir des rapports de dépenses précis et actionnables>
- Automatiser les tâches administratives et pré-comptables
S’équiper de Spendesk permet donc de gagner en visibilité, pour piloter plus sereinement l’activité financière d’une start-up. En moyenne, les équipes financières utilisant Spendesk gagneraient 4 jours de temps de travail chaque mois grâce aux automatisations de l’outil.
Combien coûte la solution ? Spendesk propose 3 plans tarifaires : Starter, Essentials & Scale, avec un prix fixe d’accès à la plateforme et des frais variables basés sur son utilisation. A noter qu’aucun frais n’est à prévoir pour la mise en place de l’outil et que le prix n’est pas basé sur le nombre d’utilisateurs..
Netsuite, l’un des meilleurs ERP pour petites et moyennes entreprises
A mesure qu’une start-up se développe, ses besoins en matière de gestion de l’organisation grandissent, et ses systèmes d’information doivent s’y adapter. C’est à cette problématique que répondent les ERP (Enterprise Ressource Planning) ou “progiciels de gestion intégrés”. Il s’agit de systèmes centralisant l’ensemble des informations et permettant de gérer les services opérationnels, en s’adaptant aux besoins de l’entreprise.
Les CFOs ont besoin de faire communiquer différents outils, par exemple une solution e-commerce et un outil de gestion des stocks, pour rassembler différents processus dans un système unique avec connectivité des données. D’où leur besoin de s’appuyer sur un ERP.
Netsuite est l’un des ERP les plus déployés au monde. Il s’agit d’un outil puissant et modulable, basé sur le cloud d’Oracle. Netsuite fournit des fonctionnalités de gestion financière, et permet de rationaliser les opérations d’une organisation, grâce à des modules CRM ou e-commerce.
Les bénéfices de la solution sont multiples : Netsuite aide à prendre les bonnes décisions grâce à l’accès à des tableaux de bords personnalisés, et permet d’optimiser la productivité globale de l’organisation.
Les tarifs sont disponibles sur devis ; il faut compter plusieurs centaines d’euros par mois.
Holded, le logiciel de gestion tout-en-un (facturation et comptabilité)
Si les ERP offrent un univers complet de gestion de tous les processus opérationnels d’une entreprise, il existe également des outils plus simples, offrant un grand nombre de fonctionnalités aux start-ups. Un CFO à la recherche d’un outil en ligne capable de couvrir l’ensemble de ses activités quotidiennes, sans représenter un coût trop important ou un processus d’implémentation complexe, aura tout intérêt à se tourner vers un logiciel de gestion tout-en-un comme Holded. En particulier si ses besoins se concentrent sur la facturation et la comptabilité. Holded est un outil cloud pour les TPE & PME qui propose une multitude d’applications pour gérer tout un éventail de besoins : facturation, comptabilité, CRM, inventaire, équipe & projets. Il offre accès à :- La génération automatique de rapports
- La rationalisation des processus de paiement
- La réconciliation bancaire automatique des transactions
- La gestion des ressources humaines, et le pilotage des projets
- La gestion des contacts prospects et des opportunités commerciales
- Le management des stocks
Agicap, pour la gestion de la trésorerie
La trésorerie correspond à l’argent disponible dans les caisses d’une entreprise, lui permettant de financer son activité. La gestion de la trésorerie d’une start-up est un enjeu fondamental dans la mesure où de mauvaises décisions peuvent tout simplement conduire l’entreprise à mettre la clef sous la porte. Au contraire, un solde de trésorerie positif est généralement signe d’une bonne santé financière. La gestion de la trésorerie peut s’avérer un véritable casse-tête pour un CFO : il doit maîtriser les coûts et les dépenses à court, moyen et long terme, mais aussi mettre en place des indicateurs de prévision précis pour assurer une croissance saine et une bonne stratégie d’emprunts ou d’investissements. Heureusement, des outils efficaces existent pour faciliter ce travail, et Agicap en fait partie. Il s’agit d’un outil ergonomique et complet, qui intervient sur 3 axes :- Le suivi de trésorerie
- Le paiement fournisseur
- La relance client
Notion, outil de pilotage et de Knowledge Management
LE Knowledge Management est un concept qui fait de plus en plus parler de lui. Derrière cet anglicisme se cache une démarche managériale de gestion des connaissances, qui vise à collecter, organiser et rendre disponible l’ensemble des savoirs utiles à une entreprise. Toute start-up fait face à ce défi : les documents et informations sont éparpillés en de multiples endroits, l’information n’est souvent pas à jour ou organisée, les connaissances sont difficilement transmissibles. Et cela a un impact sur la productivité générale de l’entreprise, notamment sur celle de l’équipe administrative et financière. Comme tout manager, le CFO doit être en mesure de capturer les bonnes informations, et de les ranger au bon endroit pour pouvoir les retrouver et les partager. Notion est un outil deKnowledge Management et de pilotage, particulièrement visuel et intuitif, qui offre une large gamme de fonctionnalités :- Base de connaissance partagée
- Outil de communication asynchrone
- Outil de gestion de projet
- Logiciel d’écriture
- Application de prise de notes
- Utilitaire de base de données
- Et bien plus encore !
Asana, pour la gestion des tâches et le suivi des projets
Un logiciel de gestion des tâches ou task management tool est un outil digital qui permet de gérer le cycle de vie des projets et d’aider les équipes à mieux travailler ensemble en centralisant l’organisation et la distribution des tâches.
Un tel outil est généralement essentiel à toute start-up qui gère des projets complexes ou qui souhaite gagner en visibilité sur l’avancement de ses chantiers, notamment sur les chantiers cross team. Le département administratif et financier n’échappe pas à cette logique, et il est souvent indispensable pour un CFO, de s’appuyer sur un outil de gestion des tâches, passé un certain stade de croissance.
Asana est l’un des outils les plus utilisés pour permettre une gestion agile des projets et favoriser une communication fluide entre les membres d’une équipe, d’autant plus si elles travaillent à distance. Parmi les fonctionnalités offertes :
- Différentes vues de projet : vue liste, Kanban, Gantt, chronologie, tableaux…
- Automatisation de tâches récurrentes
- Intégrations
- Génération de processus
- Rapports & vue d’ensemble
- CRM
- Gestion de documents
- Modèles de gestion de projets
Un tel outil permet de suivre au quotidien et de A à Z le travail des équipes, de mieux coordonner les projets, et au final, de gagner en efficacité et en temps.
Asana propose une version gratuite, une version Premium à 10,99 € par mois par utilisateur (en cas de facturation annuelle), et une version Business, à 24,99 € par mois par utilisateur, avec davantage de fonctionnalités.
Zapier, pour automatiser des actions à l’infini
Vous souhaitez recevoir un email lorsqu’un certain seuil de dépenses est dépassé ? Créer une connexion entre vos tableaux de bord et vos transactions en temps réel ? Transférer les réponses à un formulaire en ligne directement dans un Google Sheet ? Bref, vous souhaitez automatiser vos processus, financiers ou non, sans avoir besoin de coder ? Alors vous avez besoin d’un outil d’automatisation d’actions.
En tant que CFO vous avez forcément besoin de faire communiquer certaines applications entre elles, pour obtenir la bonne donnée, au bon endroit, au bon moment. Un outil comme Zapier vous permet d’y parvenir, sans avoir à gérer des imports exports fastidieux ou répétitifs.
Zapier est un outil d’automatisation qui permet de construire des workflows automatisés entre des applications, pour créer des “Zaps”, c’est-à-dire des règles d’automatisation sur des actions parfois effectuées quotidiennement. Très facile d’utilisation, Zapier propose :
- Des connexions avec plus de 4000 applications
- La possibilité de créer et modifier des Zaps en quelques clics
- Des modèles de Zaps prédéfinis
Quels sont les bénéfices de Zapier ? Cet outil incontournable permet de supprimer un nombre infini de tâches simples et chronophages, pour gagner en rapidité d’exécution et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Zapier propose une version gratuite, ainsi que différentes formules qui vont de 18 à 564 € par mois, sur facturation annuelle, le tarif étant défini par le nombre de tâches automatisées incluses et les fonctionnalités désirées. Par exemple, pour 46 € par mois, vous aurez droit à 2000 tâches automatisées et une mise à jour toutes les 2 minutes.
Conclusion
Anticiper financièrement ses recrutements est capital pour assurer à son entreprise une croissance saine et contrôlée. Établir un budget est une étape clef de pilotage de sa masse salariale, en particulier dans les start-ups et scale-ups qui prévoient de gros volumes d’embauches pour soutenir leur développement. Un travail pas toujours simple, mais qui se révèle indispensable !
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