En tant que DAF ou CFO d’une start-up, vous êtes garant de la bonne santé financière de votre entreprise et jouez un rôle crucial dans la construction d’une croissance pérenne. Il est donc essentiel que vous soyez équipé des meilleurs outils. Ces outils peuvent vous aider à centraliser vos informations administratives et financières, digitaliser vos factures, gérer vos fiches de paies… et automatiser une multitude de tâches pour augmenter considérablement votre productivité.
Mais des outils, il en existe une multitude. Alors quels sont ceux qui vous aideront vraiment à faire la différence ? Iter Advisors vous livre sa sélection.
Spendesk, pour gérer vos dépenses
Dans le cadre de l’activité de votre startup, vous engagez un grand nombre de frais. Qu’il s’agisse de dépenses à destination de vos fournisseurs, de frais de gestion du personnel, d’impôts et taxes, de notes de frais…
Bien souvent, un CFO se retrouve donc devant des listes interminables de dépenses qu’il doit réconcilier – avec la facture correspondante, le poste de dépense, et toutes les informations nécessaires. Un processus extrêmement chronophage. Il est donc essentiel pour un CFO de startup de s’équiper d’un bon outil de gestion des dépenses.
Spendesk est une plateforme globale de gestion des dépenses professionnelles, qui permet de :
- Mettre en place un système de validation des dépenses et digitaliser la gestion des notes de frais
- Générer des cartes de paiement virtuelles ou physiques pour sécuriser les achats professionnels
- Traiter les factures avec un process 100% digital, de la réception du bon de commande au paiement
- Suivre et piloter le budget en temps réel et obtenir des rapports de dépenses précis et actionnables
- Automatiser les tâches administratives et pré-comptables
S’équiper de Spendesk permet donc de gagner en visibilité, pour piloter plus sereinement l’activité financière d’une start-up. En moyenne, les équipes financières utilisant Spendesk gagneraient 4 jours de temps de travail chaque mois grâce aux automatisations de l’outil.
Combien coûte la solution ? Spendesk propose 3 plans tarifaires : Starter, Essentials & Scale, avec un prix fixe d’accès à la plateforme et des frais variables basés sur son utilisation. A noter qu’aucun frais n’est à prévoir pour la mise en place de l’outil et que le prix n’est pas basé sur le nombre d’utilisateurs..
Netsuite, l’un des meilleurs ERP pour petites et moyennes entreprises
A mesure qu’une start-up se développe, ses besoins en matière de gestion de l’organisation grandissent, et ses systèmes d’information doivent s’y adapter. C’est à cette problématique que répondent les ERP (Enterprise Ressource Planning) ou “progiciels de gestion intégrés”. Il s’agit de systèmes centralisant l’ensemble des informations et permettant de gérer les services opérationnels, en s’adaptant aux besoins de l’entreprise.
Les CFOs ont besoin de faire communiquer différents outils, par exemple une solution e-commerce et un outil de gestion des stocks, pour rassembler différents processus dans un système unique avec connectivité des données. D’où leur besoin de s’appuyer sur un ERP.
Netsuite est l’un des ERP les plus déployés au monde. Il s’agit d’un outil puissant et modulable, basé sur le cloud d’Oracle. Netsuite fournit des fonctionnalités de gestion financière, et permet de rationaliser les opérations d’une organisation, grâce à des modules CRM ou e-commerce.
Les bénéfices de la solution sont multiples : Netsuite aide à prendre les bonnes décisions grâce à l’accès à des tableaux de bords personnalisés, et permet d’optimiser la productivité globale de l’organisation.
Les tarifs sont disponibles sur devis ; il faut compter plusieurs centaines d’euros par mois.
Holded, le logiciel de gestion tout-en-un (facturation et comptabilité)
Si les ERP offrent un univers complet de gestion de tous les processus opérationnels d’une entreprise, il existe également des outils plus simples, offrant un grand nombre de fonctionnalités aux start-ups.
Un CFO à la recherche d’un outil en ligne capable de couvrir l’ensemble de ses activités quotidiennes, sans représenter un coût trop important ou un processus d’implémentation complexe, aura tout intérêt à se tourner vers un logiciel de gestion tout-en-un comme Holded. En particulier si ses besoins se concentrent sur la facturation et la comptabilité.
Holded est un outil cloud pour les TPE & PME qui propose une multitude d’applications pour gérer tout un éventail de besoins : facturation, comptabilité, CRM, inventaire, équipe & projets. Il offre accès à :
- La génération automatique de rapports
- La rationalisation des processus de paiement
- La réconciliation bancaire automatique des transactions
- La gestion des ressources humaines, et le pilotage des projets
- La gestion des contacts prospects et des opportunités commerciales
- Le management des stocks
Holded permet de faire l’économie de nombreuses tâches manuelles tout en évitant les erreurs humaines. L’outil propose par exemple 40 types de modèles de factures. Surtout, il offre à un CFO une visibilité à 360 degrés, pour piloter au mieux l’activité de son entreprise et tirer profit des opportunités de croissance.
Le coût de la solution s’échelonne de 25 $ à 159 $ par mois sur la base d’une facturation annuelle, avec 4 formules dédiées aux entreprises.
Agicap, pour la gestion de la trésorerie
La trésorerie correspond à l’argent disponible dans les caisses d’une entreprise, lui permettant de financer son activité. La gestion de la trésorerie d’une start-up est un enjeu fondamental dans la mesure où de mauvaises décisions peuvent tout simplement conduire l’entreprise à mettre la clef sous la porte. Au contraire, un solde de trésorerie positif est généralement signe d’une bonne santé financière.
La gestion de la trésorerie peut s’avérer un véritable casse-tête pour un CFO : il doit maîtriser les coûts et les dépenses à court, moyen et long terme, mais aussi mettre en place des indicateurs de prévision précis pour assurer une croissance saine et une bonne stratégie d’emprunts ou d’investissements.
Heureusement, des outils efficaces existent pour faciliter ce travail, et Agicap en fait partie. Il s’agit d’un outil ergonomique et complet, qui intervient sur 3 axes :
- Le suivi de trésorerie
- Le paiement fournisseur
- La relance client
La promesse de l’outil est simple, il permet de centraliser les flux de trésorerie, d’automatiser le suivi et de planifier l’avenir, pour se concentrer sur ce qui a le plus de valeur ajoutée : l’analyse et la prise de décision.
Quels sont les tarifs d’Agicap ? Ils sont disponibles sur devis, et diffèrent selon le profil et les besoins de votre entreprise : nombre de comptes bancaires, nombre d’entités, chiffre d’affaires…
Notion, outil de pilotage et de Knowledge Management
Le Knowledge Management est un concept qui fait de plus en plus parler de lui. Derrière cet anglicisme se cache une démarche managériale de gestion des connaissances, qui vise à collecter, organiser et rendre disponible l’ensemble des savoirs utiles à une entreprise.
Toute start-up fait face à ce défi : les documents et informations sont éparpillés en de multiples endroits, l’information n’est souvent pas à jour ou organisée, les connaissances sont difficilement transmissibles. Et cela a un impact sur la productivité générale de l’entreprise, notamment sur celle de l’équipe administrative et financière. Comme tout manager, le CFO doit être en mesure de capturer les bonnes informations, et de les ranger au bon endroit pour pouvoir les retrouver et les partager.
Notion est un outil de Knowledge Management et de pilotage, particulièrement visuel et intuitif, qui offre une large gamme de fonctionnalités :
- Base de connaissance partagée
- Outil de communication asynchrone
- Outil de gestion de projet
- Logiciel d’écriture
- Application de prise de notes
- CMS (content management system)
- Intranet
- Utilitaire de base de données
- Et bien plus encore !
Il permet aux membres d’une équipe de travailler ensemble en un seul espace de travail collaboratif, de centraliser tâches, notes, fichiers, bases de données, etc, et de gagner du temps grâce à un vaste choix de templates et d’intégrations.
La solution est plutôt abordable puisqu’il existe une version gratuite, et plusieurs plans payants allant de 4 à 8 $ par mois pour un engagement annuel. Pour des besoins plus spécifiques, les tarifs sont disponibles sur devis.
Asana, pour la gestion des tâches et le suivi des projets
Un logiciel de gestion des tâches ou task management tool est un outil digital qui permet de gérer le cycle de vie des projets et d’aider les équipes à mieux travailler ensemble en centralisant l’organisation et la distribution des tâches.
Un tel outil est généralement essentiel à toute start-up qui gère des projets complexes ou qui souhaite gagner en visibilité sur l’avancement de ses chantiers, notamment sur les chantiers cross team. Le département administratif et financier n’échappe pas à cette logique, et il est souvent indispensable pour un CFO, de s’appuyer sur un outil de gestion des tâches, passé un certain stade de croissance.
Asana est l’un des outils les plus utilisés pour permettre une gestion agile des projets et favoriser une communication fluide entre les membres d’une équipe, d’autant plus si elles travaillent à distance. Parmi les fonctionnalités offertes :
- Différentes vues de projet : vue liste, Kanban, Gantt, chronologie, tableaux…
- Automatisation de tâches récurrentes
- Intégrations
- Génération de processus
- Rapports & vue d’ensemble
- CRM
- Gestion de documents
- Modèles de gestion de projets
Un tel outil permet de suivre au quotidien et de A à Z le travail des équipes, de mieux coordonner les projets, et au final, de gagner en efficacité et en temps.
Asana propose une version gratuite, une version Premium à 10,99 € par mois par utilisateur (en cas de facturation annuelle), et une version Business, à 24,99 € par mois par utilisateur, avec davantage de fonctionnalités.
Zapier, pour automatiser des actions à l’infini
Vous souhaitez recevoir un email lorsqu’un certain seuil de dépenses est dépassé ? Créer une connexion entre vos tableaux de bord et vos transactions en temps réel ? Transférer les réponses à un formulaire en ligne directement dans un Google Sheet ? Bref, vous souhaitez automatiser vos processus, financiers ou non, sans avoir besoin de coder ? Alors vous avez besoin d’un outil d’automatisation d’actions.
En tant que CFO vous avez forcément besoin de faire communiquer certaines applications entre elles, pour obtenir la bonne donnée, au bon endroit, au bon moment. Un outil comme Zapier vous permet d’y parvenir, sans avoir à gérer des imports exports fastidieux ou répétitifs.
Zapier est un outil d’automatisation qui permet de construire des workflows automatisés entre des applications, pour créer des “Zaps”, c’est-à-dire des règles d’automatisation sur des actions parfois effectuées quotidiennement. Très facile d’utilisation, Zapier propose :
- Des connexions avec plus de 4000 applications
- La possibilité de créer et modifier des Zaps en quelques clics
- Des modèles de Zaps prédéfinis
Quels sont les bénéfices de Zapier ? Cet outil incontournable permet de supprimer un nombre infini de tâches simples et chronophages, pour gagner en rapidité d’exécution et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Zapier propose une version gratuite, ainsi que différentes formules qui vont de 18 à 564 € par mois, sur facturation annuelle, le tarif étant défini par le nombre de tâches automatisées incluses et les fonctionnalités désirées. Par exemple, pour 46 € par mois, vous aurez droit à 2000 tâches automatisées et une mise à jour toutes les 2 minutes.
Factorial, pour la gestion RH
Une start-up dont les effectifs se développent a généralement besoin de se doter d’un SIRH, ou système d’information de gestion des ressources humaines. Il s’agit d’un ensemble d’outils digitaux au service des équipes RH et des équipes administratives et financières, pour faciliter leur travail au quotidien.
En effet, la gestion des employés d’une start-up peut s’avérer extrêmement fastidieuse sans des outils adaptés. Sans compter les risques d’erreur, par exemple sur la paie, qui peuvent avoir d’importantes répercussions pour un CFO.
Factorial est un logiciel SIRH qui digitalise l’ensemble des process RH, et propose entre autres les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des congés et absences
- Suivi du temps de travail
- Variations de la paie
- Gestionnaire des documents
- Système de suivi des candidats
- Onboarding des collaborateurs
- Suivi des entretiens
Selon Factorial, l’utilisation de l’outil permet d’économiser 30 heures par mois en moyenne dans la gestion des tâches administratives RH. Des heures qui peuvent ainsi être dédiées aux aspects plus humains.
Le tarif diffère selon les fonctionnalités choisies, démarrant à 5,25 € par mois par employé, pour une facturation annuelle. Factorial propose également un “Pack Recrutement” : avec deux offres à 49 ou 129 € par mois.
Pennylane, pour la gestion de l’expertise comptable
De nombreuses entreprises nécessitent un outil complet pour gérer l’ensemble de leur comptabilité. Un tel outil permet en effet de centraliser en temps réel tous les flux financiers d’une entreprise et de fluidifier la collaboration entre dirigeants de start-ups, équipes administratives et financières, et/ou experts-comptables.
En tant que CFO il est en effet fort probable que vous ayez besoin de gérer votre comptabilité en faisant le lien entre vos données bancaires, votre logiciel de gestion de paie, votre outil de notes de frais, ou encore votre site e-commerce. Or gérer la comptabilité sans un système centralisé, et se basant sur des tableaux Excel, peut vite devenir ingérable.
Pennylane est un logiciel Saas qui se présente comme une plateforme complète de gestion financière, couvrant les domaines suivants :
- Comptabilité
- Gestion des achats
- Gestion des ventes
- Pilotage de trésorerie
Cet outil permet d’accéder à tout moment à des données fiables, vous permettant de prendre de bonnes décisions, tout en gagnant beaucoup de temps. Et si vous avez besoin d’aide supplémentaire, Pennylane propose un accompagnement par un expert-comptable partenaire.
Le tarif se base sur différents packages, qui dépendent du nombre de salariés. Pour une entreprise de 11 à 25 salariés par exemple, vous pouvez choisir entre plusieurs plans, de 79 à 299 € par mois.
DocuSign, le leader de la signature électronique
La signature électronique s’est largement imposée au sein des entreprises ces dernières années. Et pour cause, elle permet de garantir l’intégrité d’un document et d’en authentifier l’auteur de manière 100% digitale et quasi instantanée.
Un CFO a régulièrement besoin de conclure des contrats, de gérer des approbations et autres accords, et la signature électronique est un processus indispensable à mettre en place, dans la mesure où elle permet de gagner un temps précieux. Sans signature électronique, il est en effet parfois long et fastidieux d’obtenir une signature à distance, qui nécessite la signature d’un document papier.
DocuSign est le numéro 1 mondial de la signature électronique, avec une suite complète d’applications pour préparer, signer, exécuter et gérer des accords. L’outil comprend :
- La signature électronique (simple, avancée et qualifiée)
- L’intégration avec de multiples outils
- La mise en place d’API
Les gains sont nombreux : non seulement les délais sont réduits, et les risques sont maîtrisés, mais l’expérience est particulièrement fluide pour vos fournisseurs, collaborateurs ou partenaires.
DocuSign propose des plans gratuits ainsi que 3 niveaux d’abonnements : Particuliers (9 € par mois), Standard (23 € par mois), Business Pro (38 € par mois), ainsi qu’une grille tarifaire à partir de 50 € par mois pour les API.
BONUS : Monex, pour la gestion des changes
Un outil de gestion des changes permet à une entreprise d’accéder aux prix d’achat et de vente des devises, et de traiter des transactions ou transferts d’argent. Il peut également fournir des informations utiles aux décisions commerciales d’une entreprise.
Une start-up qui gère une activité à l’international, dans des pays aux monnaies différentes, est rapidement confrontée au défi de devoir changer des devises, par exemple pour payer des fournisseurs à l’étranger, ou gérer la paie d’équipes internationales. Ce qui implique des frais et des complexités en termes d’opérations. D’où la nécessité de s’équiper d’un outil adapté.
Monex est une plateforme en ligne qui automatise les activités commerciales pour ce qui est du suivi et du règlement de devises. L’outil permet de réaliser des opérations dans plus de 60 devises et d’utiliser diverses méthodes de paiement. Parmi les avantages :
- Portail personnalisaable
- Suivi automatisé des transactions
- Analyse des volumes de transactions
- Dispositif de vérification des sanctions des personnes politiquement exposées et des procédures de conformité connexes
- Système de bénéficiaires approuvés et rapports d’accès détaillés
En somme, Monex offre un accès facilité au marché des changes, 24h/24 et 7j/7, permettant de rationaliser les transactions financières à l’international. Les paiements sont ainsi effectués plus rapidement et en toute sécurité, pour une meilleure efficacité opérationnelle.
Le tarif de cet outil est disponible sur devis, la plateforme de gestion des changes faisant partie d’une offre d’accompagnement financier plus globale.
Pour conclure, ces outils à destination des CFOs en start-up visent tous un même objectif : vous donner la visibilité et le contrôle nécessaire pour prendre les bonnes décisions financières et scaler votre entreprise de la manière la plus directe possible.Gardez donc en tête qu’ils sont donc essentiels à votre développement. Nous espérons que cette liste vous sera utile !