Como DAF o CFO de una startup, usted es el garante de la buena salud financiera de su empresa y juega un papel crucial en la construcción de un crecimiento sostenible. Por lo tanto, es esencial que esté equipado con las mejores herramientas. Estas herramientas pueden ayudarle a centralizar su información administrativa y financiera, digitalizar sus facturas, gestionar sus nóminas… y automatizar una multitud de tareas para aumentar considerablemente su productividad. Pero hay una multitud de herramientas disponibles. Entonces, ¿cuáles son las que realmente le ayudarán a marcar la diferencia? Iter Advisors le ofrece su selección de las mejores herramientas para CFOs en startups.
Spendesk, para gestionar sus gastos
En el marco de la actividad de su startup, usted incurre en una gran cantidad de gastos. Ya sean gastos destinados a sus proveedores, costos de gestión del personal, impuestos y tasas, o notas de gastos…
A menudo, un CFO se encuentra frente a listas interminables de gastos que debe reconciliar: con la factura correspondiente, el rubro de gasto y toda la información necesaria. Un proceso extremadamente que consume mucho tiempo. Por lo tanto, es esencial para un CFO de startup equiparse con una buena herramienta de gestión de gastos.
Spendesk es una plataforma global de gestión de gastos empresariales, que permite:
- Implementar un sistema de validación de gastos y digitalizar la gestión de notas de gastos.
- Generar tarjetas de pago virtuales o físicas para asegurar las compras profesionales.
- Procesar facturas con un proceso 100% digital, desde la recepción del pedido hasta el pago.
- Seguir y gestionar el presupuesto en tiempo real y obtener informes de gastos precisos y utilizables.
- Automatizar tareas administrativas y pre-contables.
Equiparse con Spendesk permite, por lo tanto, ganar en visibilidad, para gestionar más serenamente la actividad financiera de una startup. En promedio, los equipos financieros que utilizan Spendesk ahorrarían 4 días de tiempo de trabajo cada mes gracias a las automatizaciones de la herramienta.
¿Cuánto cuesta la solución? Spendesk ofrece 3 planes tarifarios: Starter, Essentials y Scale, con un precio fijo de acceso a la plataforma y tarifas variables basadas en su uso. Cabe señalar que no se prevén costos para la implementación de la herramienta y que el precio no se basa en el número de usuarios.
Netsuite, uno de los mejores ERP para pequeñas y medianas empresas
A medida que una startup se desarrolla, sus necesidades en materia de gestión organizacional crecen, y sus sistemas de información deben adaptarse a ello. Esta es la problemática que abordan los ERP (Enterprise Resource Planning) o “sistemas de gestión integrados”. Se trata de sistemas que centralizan toda la información y permiten gestionar los servicios operacionales, adaptándose a las necesidades de la empresa.
Los CFOs necesitan hacer comunicarse diferentes herramientas, por ejemplo, una solución de comercio electrónico y una herramienta de gestión de inventario, para reunir diferentes procesos en un sistema único con conectividad de datos. De ahí su necesidad de apoyarse en un ERP.
Netsuite es uno de los ERP más desplegados en el mundo. Se trata de una herramienta potente y modular, basada en la nube de Oracle. Netsuite proporciona funcionalidades de gestión financiera y permite racionalizar las operaciones de una organización, gracias a módulos de CRM o comercio electrónico.
Los beneficios de la solución son múltiples: Netsuite ayuda a tomar las decisiones correctas gracias al acceso a tableros personalizados y permite optimizar la productividad general de la organización.
Los precios están disponibles bajo solicitud; se deben considerar varios cientos de euros al mes.
Holded, el software de gestión todo-en-uno (facturación y contabilidad)
Si los ERP ofrecen un universo completo de gestión de todos los procesos operativos de una empresa, también existen herramientas más simples que ofrecen una gran cantidad de funcionalidades a las startups.
Un CFO que busca una herramienta en línea capaz de cubrir todas sus actividades diarias, sin representar un costo demasiado elevado o un proceso de implementación complejo, tiene todo el interés en optar por un software de gestión todo-en-uno como Holded. Especialmente si sus necesidades se centran en la facturación y la contabilidad.
Holded es una herramienta en la nube para pequeñas y medianas empresas que propone una multitud de aplicaciones para gestionar una amplia gama de necesidades: facturación, contabilidad, CRM, inventario, equipo y proyectos. Ofrece acceso a:
- La generación automática de informes.
- La racionalización de los procesos de pago.
- La conciliación bancaria automática de las transacciones.
- La gestión de recursos humanos y la supervisión de proyectos.
- La gestión de contactos potenciales y oportunidades comerciales.
- La gestión de inventarios.
Holded permite ahorrar muchas tareas manuales mientras se evitan errores humanos. La herramienta ofrece, por ejemplo, 40 tipos de modelos de facturas. Sobre todo, proporciona a un CFO una visibilidad de 360 grados, para gestionar mejor la actividad de su empresa y aprovechar las oportunidades de crecimiento.
El costo de la solución varía de 25 $ a 159 $ al mes con base en una facturación anual, con 4 planes dedicados a las empresas.
Agicap, para la gestión de la tesorería
La tesorería se refiere al dinero disponible en las arcas de una empresa, permitiéndole financiar su actividad. La gestión de la tesorería de una startup es un tema fundamental ya que malas decisiones pueden llevar a la empresa a cerrar. Por el contrario, un saldo de tesorería positivo es generalmente signo de buena salud financiera.
La gestión de la tesorería puede ser un verdadero dolor de cabeza para un CFO: debe controlar los costos y gastos a corto, medio y largo plazo, así como implementar indicadores de previsión precisos para asegurar un crecimiento saludable y una buena estrategia de préstamos o inversiones.
Afortunadamente, existen herramientas efectivas para facilitar este trabajo, y Agicap es una de ellas. Se trata de una herramienta ergonómica y completa que actúa en 3 ejes:
- El seguimiento de la tesorería.
- El pago a proveedores.
- La gestión de cobranzas.
La promesa de la herramienta es simple: permite centralizar los flujos de tesorería, automatizar el seguimiento y planificar el futuro, para concentrarse en lo que tiene mayor valor añadido: el análisis y la toma de decisiones.
¿Cuáles son los precios de Agicap? Están disponibles bajo solicitud y varían según el perfil y las necesidades de su empresa: número de cuentas bancarias, número de entidades, facturación…
Notion, herramienta de gestión y Knowledge Management
El Knowledge Management es un concepto que cada vez se habla más. Detrás de este anglicismo se encuentra un enfoque gerencial de gestión del conocimiento, que busca recopilar, organizar y hacer disponible todo el saber útil para una empresa.
Toda startup enfrenta este desafío: los documentos e informaciones están dispersos en múltiples lugares, la información a menudo no está actualizada ni organizada, y el conocimiento es difícil de transmitir. Y esto tiene un impacto en la productividad general de la empresa, especialmente en la del equipo administrativo y financiero. Como todo gerente, el CFO debe ser capaz de capturar la información correcta y guardarla en el lugar adecuado para poder recuperarla y compartirla.
Notion es una herramienta de Knowledge Management y gestión, particularmente visual e intuitiva, que ofrece una amplia gama de funcionalidades:
- Base de conocimiento compartida.
- Herramienta de comunicación asíncrona.
- Herramienta de gestión de proyectos.
- Software de redacción.
- Aplicación de toma de notas.
- CMS (sistema de gestión de contenidos).
- Intranet.
- Utilidad de base de datos.
- ¡Y mucho más!
Permite a los miembros de un equipo trabajar juntos en un solo espacio de trabajo colaborativo, centralizando tareas, notas, archivos, bases de datos, etc., y ahorrando tiempo gracias a una amplia selección de plantillas e integraciones.
La solución es bastante asequible ya que existe una versión gratuita, y varios planes pagos que van de 4 a 8 $ al mes con un compromiso anual. Para necesidades más específicas, los precios están disponibles bajo solicitud.
Asana, para la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos
Un software de gestión de tareas o task management tool es una herramienta digital que permite gestionar el ciclo de vida de los proyectos y ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos, centralizando la organización y la distribución de tareas.
Tal herramienta es generalmente esencial para cualquier startup que gestione proyectos complejos o que desee ganar visibilidad sobre el avance de sus tareas, especialmente en los proyectos interequipos. El departamento administrativo y financiero no escapa a esta lógica, y a menudo es indispensable para un CFO apoyarse en una herramienta de gestión de tareas, una vez alcanzado cierto nivel de crecimiento.
Asana es una de las herramientas más utilizadas para permitir una gestión ágil de proyectos y fomentar una comunicación fluida entre los miembros de un equipo, especialmente si trabajan de forma remota. Entre las funcionalidades ofrecidas:
- Diferentes vistas de proyectos: vista lista, Kanban, Gantt, cronología, tableros…
- Automatización de tareas recurrentes.
- Integraciones.
- Generación de procesos.
- Informes y vista general.
- CRM.
- Gestión de documentos.
- Plantillas de gestión de proyectos.
Tal herramienta permite seguir diariamente y de A a Z el trabajo de los equipos, coordinar mejor los proyectos y, al final, ganar en eficiencia y tiempo.
Asana ofrece una versión gratuita, una versión Premium a 10,99 € al mes por usuario (en caso de facturación anual), y una versión Business, a 24,99 € al mes por usuario, con más funcionalidades.
Zapier, para automatizar acciones sin fin
¿Desea recibir un correo electrónico cuando se supere un cierto umbral de facturación? ¿O sincronizar automáticamente su agenda con sus proyectos en Asana? Zapier es una herramienta de automatización que permite crear “Zaps”, es decir, automatizaciones entre las herramientas que usted utiliza y que le permiten ahorrar tiempo, optimizar su productividad y evitar las tareas repetitivas y administrativas.
Gracias a su gran comunidad de aplicaciones, Zapier conecta más de 6,000 herramientas entre sí: plataformas de comunicación, software de gestión, herramientas de marketing, etc.
El sistema es simple: basta con elegir las aplicaciones que desea conectar, seleccionar un evento desencadenante y la acción a realizar. Es posible crear una automatización en cuestión de minutos y ahorrar muchas horas de trabajo cada semana.
¿Cuáles son los precios de la herramienta? Zapier ofrece una versión gratuita con un número limitado de automatizaciones. La versión Starter está a 19,99 $ al mes y la versión Pro a 49 $ al mes.
Factorial, para la gestión de RRHH
Una start-up cuyos efectivos se desarrollan generalmente necesita dotarse de un SIRH, o sistema de información de gestión de los recursos humanos. Se trata de un conjunto de herramientas digitales al servicio de los equipos de RRHH y de los equipos administrativos y financieros, para facilitar su trabajo diario.
De hecho, la gestión de los empleados de una start-up puede resultar extremadamente tediosa sin herramientas adecuadas. Sin contar los riesgos de error, por ejemplo en la nómina, que pueden tener importantes repercusiones para un CFO.
Factorial es un software SIRH que digitaliza todos los procesos de RRHH, y ofrece entre otras las siguientes funcionalidades:
- Gestión de licencias y ausencias.
- Seguimiento del tiempo de trabajo.
- Variaciones de la nómina.
- Gestor de documentos.
- Sistema de seguimiento de candidatos.
- Onboarding de colaboradores.
- Seguimiento de entrevistas.
Según Factorial, el uso de la herramienta permite ahorrar 30 horas al mes en promedio en la gestión de tareas administrativas de RRHH. Horas que pueden ser dedicadas a aspectos más humanos.
La tarifa varía según las funcionalidades elegidas, comenzando en 5,25 € al mes por empleado, para una facturación anual. Factorial también ofrece un “Pack de Reclutamiento”: con dos ofertas a 49 o 129 € al mes.
Pennylane, para la gestión de la contabilidad
Muchas empresas requieren una herramienta completa para gestionar toda su contabilidad. Tal herramienta permite centralizar en tiempo real todos los flujos financieros de una empresa y fluidificar la colaboración entre directores de start-ups, equipos administrativos y financieros, y/o contables.
Como CFO, es muy probable que necesite gestionar su contabilidad haciendo el enlace entre sus datos bancarios, su software de gestión de nómina, su herramienta de gastos, o incluso su sitio de comercio electrónico. Sin embargo, gestionar la contabilidad sin un sistema centralizado y basándose en hojas de Excel puede volverse rápidamente ingobernable.
Pennylane es un software SaaS que se presenta como una plataforma completa de gestión financiera, cubriendo los siguientes ámbitos:
- Contabilidad.
- Gestión de compras.
- Gestión de ventas.
- Pilotaje de tesorería.
Esta herramienta permite acceder en todo momento a datos fiables, permitiéndole tomar buenas decisiones, al mismo tiempo que ahorra mucho tiempo. Y si necesita ayuda adicional, Pennylane ofrece acompañamiento por un experto contable asociado.
La tarifa se basa en diferentes paquetes, que dependen del número de empleados. Para una empresa de 11 a 25 empleados, por ejemplo, puede elegir entre varios planes, de 79 a 299 € al mes.
DocuSign, el líder de la firma electrónica
La firma electrónica se ha impuesto ampliamente en las empresas en los últimos años. Y por una buena razón, permite garantizar la integridad de un documento y autenticar al autor de forma 100% digital y casi instantánea.
Un CFO necesita regularmente concluir contratos, gestionar aprobaciones y otros acuerdos, y la firma electrónica es un proceso indispensable a implementar, ya que permite ganar un tiempo valioso. Sin firma electrónica, a menudo es largo y tedioso obtener una firma a distancia, lo que requiere la firma de un documento en papel.
DocuSign es el número 1 mundial en firma electrónica, con un conjunto completo de aplicaciones para preparar, firmar, ejecutar y gestionar acuerdos. La herramienta incluye:
- La firma electrónica (simple, avanzada y cualificada).
- La integración con múltiples herramientas.
- La implementación de API.
Los beneficios son numerosos: no solo se reducen los plazos, y se controlan los riesgos, sino que la experiencia es particularmente fluida para sus proveedores, colaboradores o socios.
DocuSign ofrece planes gratuitos así como 3 niveles de suscripción: Particulares (9 € al mes), Estándar (23 € al mes), Business Pro (38 € al mes), así como una tabla de tarifas a partir de 50 € al mes para las API.
BONUS: Monex, para la gestión de cambios
Una herramienta de gestión de cambios permite a una empresa acceder a los precios de compra y venta de divisas, y tratar transacciones o transferencias de dinero. También puede proporcionar información útil para las decisiones comerciales de una empresa.
Una start-up que gestiona una actividad a nivel internacional, en países con monedas diferentes, se enfrenta rápidamente al desafío de tener que cambiar divisas, por ejemplo, para pagar a proveedores en el extranjero, o gestionar la nómina de equipos internacionales. Lo que implica costos y complejidades en términos de operaciones. De ahí la necesidad de dotarse de una herramienta adecuada.
Monex es una plataforma en línea que automatiza las actividades comerciales en cuanto al seguimiento y la liquidación de divisas. La herramienta permite realizar operaciones en más de 60 divisas y utilizar diversos métodos de pago. Entre las ventajas:
- Portal personalizable.
- Seguimiento automatizado de transacciones.
- Análisis de volúmenes de transacciones.
- Dispositivo de verificación de sanciones de personas políticamente expuestas y procedimientos de cumplimiento relacionados.
- Sistema de beneficiarios aprobados e informes de acceso detallados.
En resumen, Monex ofrece un acceso facilitado al mercado de cambios, 24/7, permitiendo racionalizar las transacciones financieras a nivel internacional. Los pagos se realizan así más rápidamente y con total seguridad, para una mejor eficiencia operativa.
La tarifa de esta herramienta está disponible bajo consulta, ya que la plataforma de gestión de cambios forma parte de una oferta de acompañamiento financiero más amplia.
Conclusión
Estas herramientas destinadas a los CFOs en start-ups persiguen todas un mismo objetivo: brindarle la visibilidad y el control necesarios para tomar las decisiones financieras correctas y escalar su empresa de la manera más directa posible. Tenga en cuenta que son, por tanto, esenciales para su desarrollo.
¿Desea saber cuáles son las herramientas que se adaptarían mejor a usted? Contáctenos para un diagnóstico personalizado aquí.