Le recrutement de nouveaux talents est un enjeu clef pour une entreprise qui se développe. Mais les embauches représentent un coût financier significatif, qu’il faut bien évidemment anticiper. Un véritable challenge, quand on est une start-up ou une entreprise à forte croissance, et qu’on navigue dans un environnement incertain.
Alors comment planifier ses recrutements et les financer, sans mettre en péril la trésorerie de son entreprise ? Comment établir une stratégie pour attirer les meilleurs profils, avec un budget restreint ? Suivez le guide.
Comprendre les enjeux du pilotage de la masse salariale
La masse salariale est la somme des rémunérations brutes des salariés d’une entreprise. Elle est un indicateur financier essentiel dans la mesure où elle constitue un ensemble de charges fixes inhérentes à tout budget de l’entreprise, et elle permet d’évaluer le poids de l’effectif sur le chiffre d’affaires.
La masse salariale est souvent le premier poste de dépenses d’une entreprise, en particulier dans les services. On estime généralement qu’elle représente 20 à 80% des dépenses totales. Prévoir l’évolution de sa masse salariale est donc capital pour piloter la rentabilité de son entreprise, d’autant plus si cette dernière est en forte croissance.
Piloter sa masse salariale est un enjeu à mi-chemin entre finance et ressources humaines, qui consiste à trouver un équilibre entre deux paramètres :
- Fixer des salaires qui soient suffisamment élevés pour motiver les employés, et suffisamment faibles pour assurer la rentabilité de l’entreprise
- Embaucher le nombre adapté de salariés pour gérer correctement la charge de travail et atteindre les objectifs fixés.
Quel est le coût financier d’un recrutement ?
Pour anticiper financièrement ses recrutements, il faut bien avoir conscience des coûts qu’ils représentent. Vous devez prendre en compte le coût lié aux salaires de ses nouvelles recrues, mais ce n’est pas tout, vous devez également estimer une multitude coûts indirects, parmi lesquels :
- Les coûts indirects liés aux recrutements
En plus du salaire, il vous faut anticiper un certain nombre de coûts comme les charges patronales, le matériel, les éventuelles aides au déménagement et à l’installation de vos nouveaux salariés, les primes, les frais de transport s’ils sont pris en charge par votre entreprise…
Vous devez également estimer le coût de l’intégration du salarié. Car un nouvel employé n’est jamais immédiatement opérationnel à son arrivée dans l’entreprise, il faut tabler sur une période d’onboarding, pendant laquelle le salarié n’est pas productif, et prévoir d’éventuels frais de formation.
- Les coûts liés au process de recrutement
Estimez le temps passé par l’équipe RH si le recrutement est géré en interne, et par le futur manager de la personne recrutée, pour identifier les bons profils, et conduire les entretiens. Ainsi que le temps passé par l’équipe administrative et légale pour la constitution du contrat. Ces temps de travail, et les salaires de ces salariés représentent un coût à prendre en compte.
Il faut ajouter à cela les éventuels frais de gestion des recrutements comme les outils de sourcing de talent, l’abonnement à des bases de données candidats, la participation à des salons de recrutement, etc.
Et quand la recherche du profil est prise en charge par un prestataire externe, par exemple une agence de recrutement, n’oubliez pas de budgéter le coût associé. C’est souvent le cas pour les embauches de profils techniques dans le digital et la technologie.
Ces coûts liés au processus de recrutement ne sont pas à sous-estimer : selon l’École du Recrutement, il se situe en moyenne entre 5 000 et 8 000 € en France, pour chaque embauche.
Comment construire son budget recrutement ?
Recruter un salarié est donc un véritable investissement. Cet investissement peut rapidement devenir une somme astronomique si votre entreprise recrute à tour de bras sans véritable plan de recrutement et surtout, sans pilotage financier.
Il est donc fortement recommandé d’établir un budget prévisionnel, sur une base généralement annuelle, pour anticiper vos besoins en recrutement, et faire d’éventuels arbitrages. Pour cela, il existe quelques bonnes pratiques.
- Anticiper ses dépenses en recrutement
D’abord, il est essentiel de bien comprendre la vision et les ambitions de votre entreprise, ainsi que sa situation opérationnelle. Quels sont les objectifs en matière de croissance ? Les équipes en poste sont-elles en mesure de les atteindre ou du renfort est-il nécessaire ? Quels sont les effectifs manquants pour y parvenir, équipe par équipe ?
Pour résumer, vous devez faire l’exercice de scénariser le futur, et de questionner le ROI de chaque possibilité d’embauche pour hiérarchiser les recrutements les plus stratégiques. Vous pourrez ainsi définir une typologie de profils cibles avec la rémunération à prévoir. L’objectif étant de lier les objectifs financiers de votre entreprise à des objectifs en matière de planification des effectifs et de la masse salariale.
Pensez à anticiper des paramètres comme les augmentations de salaire des salariés existants, ainsi que le turnover attendu. En effet, en plus de prévoir les embauches sur des ouvertures de postes, vous devez conjecturer les coûts des embauches liées au remplacement de ceux qui auront quitté le navire au cours de l’année pour voguer vers de nouvelles aventures.
Autre imprévu à garder en tête : le coût des recrutements ratés, c’est-à-dire si un nouveau salarié quitte votre entreprise moins d’un an après son embauche. Selon le cabinet de recrutement Hays, ce coût serait en moyenne de 45 000 euros, même s’il dépend beaucoup du niveau de responsabilité du salarié en question.
- Faire le point sur ses financements disponibles
Une fois que vous avez une visibilité précise sur les besoins de votre entreprise en recrutement, reste à évaluer les ressources financières pour les rendre possibles.
En plus des financements générés par l’activité de votre entreprise, ou d’une éventuelle levée de fonds, vous pouvez vous tourner vers des bourses ou des dotations, et des aides publiques à la création d’emploi.
Il existe notamment des aides régionales : en Ile de France par exemple, le dispositif PM’up propose une subvention qui prend en charge jusqu’à 50% de dépenses éligibles, parmi lesquelles des recrutements structurants. Si vous cherchez à embaucher des profils juniors, les contrats en alternance sont également largement subventionnés par l’Etat.
C’est après avoir fait ce double travail d’évaluer vos dépenses et vos ressources que vous pourrez établir un budget prévisionnel solide. Notre recommandation : faites tout ce que vous pouvez pour concrétiser les ambitions de votre entreprise, mais soyez réaliste. Si vous n’avez pas les moyens de vos ambitions, ne prévoyez pas des embauches irréalisables ou qui risqueraient de mettre en danger la santé financière de votre entreprise.
Budget recrutement : une étroite collaboration nécessaire entre équipe RH et équipe finance
L’anticipation financière des recrutements d’une entreprise ne peut fonctionner qu’à condition que les équipes RH et Finance travaillent main dans la main.
En effet, le travail préalable de chiffrer les dépenses prévisionnelles liées aux recrutements repose sur le recueil des besoins en interne, ainsi que sur l’élaboration de fiches de postes et de grilles de salaires, qui sont des tâches qui incombent généralement aux ressources humaines. Un bon budget recrutement dépend donc d’une relation de confiance et d’un bon partage d’informations entre RH et finance.
En contrepartie, l’équipe finance doit être en mesure de donner à l’équipe RH une visibilité claire sur l’enveloppe budgétaire dédiée aux recrutements, et de sa répartition, pour lui permettre de mettre en place des processus d’embauche efficaces. Au moment de lancer un recrutement, l’équipe RH doit par exemple savoir la fourchette de rémunération prévue, pour cibler les profils adaptés et mener des négociations salariales efficaces.
Enfin, RH et finance doivent collaborer pour trouver des leviers de diminution des coûts de recrutement, comme :
- la fidélisation des salariés pour éviter le turnover et les coûts de remplacement
- le développement d’une marque employeur forte, pour attirer les talents en limitant les dépenses liées au sourcing
- la diminution du nombre de recrutements ratés, pour en éviter les conéquences financières, parfois désastreuses
- des initiatives spécifiques comme des offres de cooptation, pour acquérir de nouveaux profils à moindre coût
Pour conclure, anticiper financièrement ses recrutements est capital pour assurer à son entreprise une croissance saine et contrôlée. Établir un budget est une étape clef de pilotage de sa masse salariale, en particulier dans les start-ups et scale-ups qui prévoient de gros volumes d’embauches pour soutenir leur développement. Un travail pas toujours simple, mais qui se révèle indispensable !
Besoin d’aide pour anticiper financièrement vos recrutements ? Et si vous faisiez appel à un CFO à temps partagé ?